Pubblichiamo la seconda parte dell’intervista all’Ing. Maurizio Ciraolo, docente del team di Beamat - Ingegnere Gestionale, consulente e formatore in ambito Project Management e in sistemi aziendali di Portfolio Management. Intervistato da Giulia Capobianco, ci parla attraverso i microfoni di Live Social - Radio Roma Capitale - del perché i software sono uno strumento essenziale e vantaggioso per la gestione dei progetti aziendali.

Occupandosi di project portfolio management, che differenza c'è con il tema del project management di cui si parla tantissimo? Questo per svelare un po’ il dietro le quinte di tutti gli altri approfondimenti.

Grazie, Giulia, della domanda. Ci sono moltissime differenze, perché, per quanto sembri che la gestione di un insieme di progetti sia semplicemente il raggruppamento di gestione di singoli progetti, in realtà, ci sono delle tematiche molto differenti e più profonde. Tant'è vero che i principali enti che si occupano di queste metodologie hanno individuato dei percorsi e dei profili professionali completamente diversi tra il project manager e il portfolio manager. La differenza qual è? E’ che quando parlo di un insieme di progetti posso, per esempio, pensare di mettere a punto quello che io chiamo “un sistema di project management”, cioè un processo tendenzialmente sempre uguale, che si appoggia a documenti e a standard sempre uguali, per gestire, però, progetti che sono per definizione sempre diversi l’uno dall'altro. Tuttavia, il modo di gestirli si può cercare di uniformarlo, e questo porta degli enormi benefici all'azienda, che avrà, in questo modo, uno standard su cui appoggiarsi.

Quali tipi di software si utilizzano per gestire gruppi di progetti e che vantaggi portano alle aziende? Quindi, parliamo anche del risultato finale.

Grazie anche per questa domanda. Una cosa che non è nota a tutti è il fatto che ci sono categorie di software completamente diverse, che si chiamano software di project management, o in gergo li chiamiamo software di project portfolio management, proprio perché nascono per poter gestire all'interno di un'azienda tutti i gruppi e insiemi di progetti, toccando varie tematiche. La più diffusa, e forse importante, è il fatto che le persone che lavorano sui diversi progetti sono le stesse, quindi ho la necessità di vedere chi è impegnato su vari progetti, qual è il carico di lavoro, se ho bisogno di avere persone in più o in meno, anche in funzione dei potenziali progetti che potrebbero attivarsi all'interno dell'azienda. Quindi, le categorie di software da ricercare si chiamano software di ppm. Noi lavoriamo con i principali, negli anni abbiamo selezionato quelli che, secondo noi, sono tra i migliori del mercato, anche se dire i migliori sarebbe pretenzioso. Comunque, ce ne sono tanti.

I vantaggi, riassumendoli in poche parole, sono differenziati, perché sono a favore dei project manager, che, trovandosi di fronte uno strumento uguale anche per i loro colleghi, possono uniformare il loro modo di lavorare e facilitare moltissimo le operazioni. I vantaggi sono per il team, perché tutti lavorano in modo uguale e le loro attività sono tutte codificate all'interno di uno strumento, dove poter andare a vedere anche tutte le attività assegnate. I vantaggi sono per l'azienda, perché il fatto di codificare, il modo di gestire i progetti e renderlo uguale per tutti, rende il tutto più efficiente. Aggiungo, inoltre, che i vantaggi sono anche per i clienti, per le aziende che vendono i progetti, perché si ritrovano in un modo di gestirli sempre uguale, anche se i progetti sono diversi. Quindi, c'è poco spazio per l'improvvisazione, ma molto per delle cose codificate e pensate prima, che poi si adattano un po’ alle esigenze, ma sono abbastanza standard.

Siamo ormai giunti al termine della nostra chiaccherata, ringraziando l’Ing. Maurizio Ciraolo per la precisione e il linguaggio adatto a tutti i nostri ascoltatori.

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